Pilots
Resumen Ejecutivo
El pilot users management, o gestión de usuarios piloto, se refiere al proceso de identificar, seleccionar, involucrar y gestionar a los usuarios piloto en un proyecto o programa. Estos usuarios piloto son individuos o grupos que representan a los usuarios finales del producto o servicio en desarrollo. Su participación es crucial para validar y mejorar el software, ya que proporcionan comentarios, identifican problemas y sugieren mejoras desde la perspectiva del usuario final. En el caso específico del proyecto mencionado, el pilot users management implica identificar y trabajar con tres tipos de usuarios piloto: miembros de la ONG Cirio y Costal, miembros de la ONG ACAT y estudiantes universitarios de Ingeniería de Software. Cada grupo de usuarios tiene necesidades y perfiles de conocimiento diferentes, lo que proporciona una variedad de perspectivas para evaluar el software y garantizar que satisfaga las necesidades de todos los usuarios finales. La recolección de feedback es una parte integral de la gestión de usuarios piloto. En este proyecto, se utilizarán herramientas como iTop y Google Forms para recopilar feedback de manera organizada. Esto permitirá registrar incidencias, solicitudes de cambios y estadísticas de satisfacción de manera centralizada, lo que facilita el análisis y la acción sobre la retroalimentación recibida. El objetivo es mejorar continuamente la calidad del software y la experiencia del usuario final a lo largo del proceso de desarrollo y más allá.
Introducción
En el ámbito del desarrollo de productos, la participación de usuarios piloto desempeña un papel fundamental en la mejora y perfeccionamiento de las soluciones ofrecidas. La gestión adecuada de estos usuarios requiere seguir una serie de pasos clave que van desde la selección cuidadosa de participantes hasta la extracción de conclusiones significativas a partir del feedback proporcionado. En este contexto, este documento se centra en detallar los pasos esenciales para una gestión efectiva de usuarios piloto. Desde la selección meticulosa de los participantes hasta la planificación de pruebas y encuestas de feedback, cada paso desempeña un rol crucial en el proceso de desarrollo. La comunicación fluida con los usuarios piloto, la integración activa en el proceso y la extracción de conclusiones relevantes son aspectos clave que se abordarán en profundidad. Al seguir estos pasos con atención y compromiso, se establece una base sólida para una colaboración fructífera entre los usuarios piloto y el equipo de desarrollo, lo que a su vez contribuye a la creación de productos más sólidos y alineados con las necesidades reales del mercado objetivo.
Usuarios Piloto
El contexto de nuestro proyecto es notablemente diferente al de aquellos que comienzan desde cero, debido a que no tenemos la necesidad de identificar inicialmente qué tipos de perfiles utilizarán la aplicación ni, por consecuencia, realizar un sondeo y seleccionar a personas específicas para que sirvan como usuarios piloto. Esto se debe a que ya tenemos información sobre quiénes serán los usuarios finales. Por lo tanto, nos enfocamos únicamente en tres perfiles de usuarios piloto:
- Miembros de la ONG Cirio y Costal: Este grupo de usuarios piloto está constituido por las mismas personas que se encargan actualmente de registrar toda la información de los alimentos que reparte la ONG. Dicho grupo estará a cargo de probar y dar feedback del conjunto de características que a ellos les incumbe, por ejemplo, administrar la cantidad de inventario, registrar entregas de comida o ver el historial de entregas.
- Miembros de la ONG ACAT: Este grupo de usuarios corresponde a las personas que actualmente se encargan de registrar los distintos tipos de atención que necesitan aquellos que acuden a la ONG. Este grupo de usuarios piloto estará a cargo de probar y dar feedback sobre el funcionamiento y las características de aquellas funcionalidades que les afecta directamente, como por ejemplo el registro de pacientes o el registro de citas.
- Undergraduate Software Engineers: Este grupo de personas tiene un conocimiento más técnico sobre el desarrollo de software, por lo que podrían proveer feedback sobre las dos aplicaciones en términos de eficiencia, seguridad o posibles mejoras de experiencia de usuario de una forma más detallada, así como reportar errores en la aplicación gracias a su mayor experiencia en realizando pruebas informales.
Listado de Usuarios Piloto
En la siguiente tabla se muestra una lista de los usuarios pilotos que se ofrecieron a colaborar en este proyecto dándonos su feedback, el cual nos ayudará para guiarnos en la creación de las distintas funcionalidades gracias a las necesidades de estos usuarios acerca de la idea de nuestra aplicación:
| Usuario | Organización | Contactado | Involucrado | Commitment Agreement Firmado |
|---|---|---|---|---|
| Fernando Rojo Cardoso | Tertulia Cofrade Cirio y Costal | X | X | |
| Ana Saray | ACAT (Asociación Ciudadana de Ayuda al Toxicómano) | X | X | |
| Daniel Gallardo Martos | Grupo 1 ISPP | X | X | X |
Calendario de Feedback
A continuación se muestra un calendario con las fechas en las que se espera recibir feedback de los usuarios piloto. Las fechas se indican en el formato YYYY-MM-DD.
| Fecha de solicitud | Fecha de entrega de feedback | Fecha de análisis de feedback | Contenido |
|---|---|---|---|
| 2024-03-11 | 2024-03-15 | 2024-03-18 | Prueba de la funcionalidad de la aplicación implementada en el Sprint 1. Incluye el prototipado de la interfaz y navegabilidad con datos de prueba. No se espera que la aplicación esté completamente funcional. |
| 2024-04-01 | 2024-04-05 | 2024-04-08 | Prueba de la funcionalidad de la aplicación implementada en el Sprint 2. Incluye la funcionalidad del MVP, creación y borrado de entidades, mejora de la interfaz y navegabilidad, inicio de sesión, creación de usuarios y algunos cambios solicitados por las ONG en las sesiones de seguimiento. |
| 2024-04-22 | 2024-04-26 | 2024-04-29 | Prueba de la funcionalidad de la aplicación implementada en el Sprint 3. Incluye la funcionalidad de la aplicación completa, mejoras en la interfaz y navegabilidad, y cambios solicitados por las ONG en las sesiones de seguimiento. Además de una página para hacer donaciones, recuperación de contraseña, exportación de estadísticas, edición de entidades y un inicio del manual de usuario. |
| 2024-05-06 | 2024-05-10 | 2024-05-13 | Versión final preliminar de la aplicación. Ha de satisfacer todas las necesidades del cliente. El objetivo de esta entrega de feedback es el de proveer la versión final de la aplicación junto a todos los manuales para obtener feedback previo a la entrega y despliegue final de forma que Harmony se pueda asegurar de que su servicio cumple con todas las expectativas del cliente. |
Herramientas de Feedback
Para obtener feedback de los usuarios pilotos estableceremos dos vías principales, una para gestión de incidencias y otra para recolectar feedback más general de forma más guiada y a través de encuestas. Las herramientas que usaremos serán las siguientes:
- iTop: Como CMDB usaremos iTop debido a la familiaridad del equipo con esta herramienta. iTop nos permitirá a nosotros y a nuestros usuarios piloto mantener una vía de comunicación bien organizada para la gestión de incidencias y solicitudes de nuevas funcionalidades.
- Google Forms: Usaremos Google Forms para la recolección y cálculo de estadísticas de forma ágil en conjunción con una guía de aquellas características que se pretendan probar. Dichos formularios se harán y se modificarán según quien sea el usuario piloto a probar las características ya que cada uno de ellos tiene habilidades distintas y pueden dar feedback sobre distintos aspectos del software.
Tiempos de Respuesta y soporte
Los tiempo de respuesta, soporte y SLA se pueden encontrar en el apartado de SLA del TCO.
Gestión de Feedback
Tras la prueba de las funciones ya implementadas, tenemos que recopilar la información que nos proporcionarán los usuarios pilotos acerca de su satisfacción a la hora de usarla y posibles recomendaciones y/o sugerencias que nos faciliten la tarea. Por tanto, se les facilitará una encuesta cuyo enlace aparecerá en la guía del usuario piloto de cada entrega.
Esos datos nos ayudan a mejorar la aplicación constantemente y son tenidos en cuenta según nuestra política de solicitudes de cambio, detallada en nuestro Plan de Gestión del Cambio. El feedback recibido se gestiona de manera iterativa, priorizando sugerencias y clasificándolas según su categoría y prioridad. Se analiza cuidadosamente cada respuesta para garantizar que las modificaciones propuestas sean incorporadas de manera efectiva en el desarrollo futuro de la aplicación.
Tras analizar las mejoras basadas en el feedback recibido, evaluamos el impacto de estas mejoras en la experiencia del usuario y en la viabilidad del producto. Realizamos análisis detallados para determinar si las mejoras han cumplido con los objetivos establecidos y si han generado un valor significativo para nuestros usuarios.